Cum să Creezi un Mini-CRM cu Notion + GPT?
Un mini-CRM este o versiune simplificată a unui sistem de gestionare a relațiilor cu clienții (Customer Relationship Management). Nu are toate funcționalitățile unui CRM enterprise (HubSpot, Salesforce etc.), dar este suficient pentru a:
centraliza leadurile și clienții;
urmări stadiile colaborării;
automatiza follow-up-uri sau mesaje;
planifica activitățile și întâlnirile;
genera texte rapide cu ajutorul AI.
De ce Notion + GPT?
Notion oferă un mediu flexibil pentru baze de date, pagini, taskuri, interfețe personalizabile.
GPT (ChatGPT sau GPTs customizate) poate automatiza mesaje, sumariza întâlniri, sugera taskuri sau răspunsuri personalizate.
Împreună, devin o alternativă low-cost la un CRM tradițional, potrivită pentru freelanceri, agenții mici sau startupuri.
🧱 Structura mini-CRM-ului în Notion
1. Baza de date: Clienți / Lead-uri
| Nume | Status | Telefon | Sursă | Ultimul contact | Următor pas | Notițe | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ion Popescu | Lead cald | ion@email.ro | 07xx | Facebook Ads | 03.05.2025 | Trimite ofertă | Interesat de SEO |
Creează o vizualizare de tip Kanban pe câmpul Status (Lead, Calificat, Client, Inactiv).
Adaugă filtre pentru contactele recente sau cele inactive de X zile.
2. Baza de date: Activități
| Data | Client | Activitate | Status | Responsabil | Prioritate |
|---|---|---|---|---|---|
| 06.05.2025 | Ion Popescu | Trimitere ofertă | În așteptare | Florin | Ridicată |
3. Pagini personalizate pentru fiecare client
Include:
Istoric emailuri/copiere mesaje;
Propuneri transmise;
Chat-uri sau call-uri sumarizate;
Taskuri deschise;
Documente atașate.
🤖 Cum integrezi GPT (ChatGPT) în CRM-ul tău din Notion
Variante:
1. Manual + Plugin GPT în Notion (Notion AI / Copilot GPT)
Dacă ai Notion AI activ:
Poți selecta textul dintr-o conversație și cere:
„Rezumă această conversație și sugerează următorul pas.”Într-un câmp nou (ex: Sugestie GPT), poți automatiza generarea de follow-up-uri:
Prompt:„Scrie un email prietenos de follow-up pentru clientul {{Nume}}, interesat de {{Serviciu}}. Ton: profesionist, empatic.”
2. Automatizare externă cu Zapier + GPT + Notion API
Exemplu:
Când adaugi o notiță nouă → Zapier o trimite către GPT → GPT generează sumarul + emailul → le trimite înapoi în Notion.
Use case-uri practice:
Sumarizare automată a call-urilor (înregistrare text + prompt).
Generare de mesaje personalizate pentru fiecare status (Lead, Follow-up, Ofertă etc.).
Recomandări GPT pentru taskuri:
„Sugerează 3 acțiuni pentru a converti acest lead în client.”
📈 Funcționalități suplimentare utile
🔁 Șabloane pentru automatizare
Template pentru lead nou
Template de ofertă personalizată GPT
Template de email follow-up
📊 Dashboard vizual
Total leaduri / clienți activi
Activități planificate săptămânal
Rata de conversie (manuală sau prin Rollup-uri)
🛠️ Exemple de Prompts GPT utile în CRM
| Scop | Prompt |
|---|---|
| Follow-up email | „Scrie un email scurt pentru un client care a cerut ofertă de SEO, dar nu a răspuns de 3 zile.” |
| Pregătire call | „Ce întrebări ar trebui să pun unui client interesat de campanii Google Ads pentru un magazin online?” |
| Conținut ofertă | „Generează un rezumat al serviciilor de marketing digital pentru un antreprenor din turism, cu focus pe conversii.” |
| Sumarizare conversație | „Extrage ideile principale și acțiunile agreate din această notiță.” |
✅ Avantaje mini-CRM Notion + GPT
| Avantaj | Detalii |
|---|---|
| 💸 Costuri minime | Fără licențe scumpe CRM |
| 🎯 Personalizare 100% | Adaptezi câmpuri, filtre, layouturi exact cum vrei |
| 🤖 AI nativ | GPT te ajută să scrii mai repede și mai bine |
| 🔄 Automatizare simplă | Zapier/Make pot conecta totul |
| 📱 Accesibilitate | Funcționează pe mobil, desktop, browser |
🔐 Limitări & Provocări
Nu are funcții avansate de raportare financiară
Necesită timp pentru inițializare și mentenanță
Integrarea GPT cu API necesită un nivel tehnic minim (sau cont ChatGPT Pro)
Dacă ești freelancer, marketer sau soloprenor și vrei un CRM simplu, ușor de personalizat, cu AI la pachet, combinarea Notion + GPT este una dintre cele mai inteligente soluții actuale.
Poți porni de la un simplu template și, în timp, automatiza tot procesul de vânzare, ofertare și follow-up, fără investiții majore.